Il documento rimane lo strumento più importante in un'azienda per comunicare con i propri interlocutori.
La trasformazione delle stampe in formato grafico non ha come unico obiettivo l’eliminazione dei costi dei moduli ma diventa indispensabile nel momento in cui si utilizzino canali di spedizione dei documenti come fax e email oppure quando si debba alimentare un sistema di gestione documentale. In questi casi il supporto cartaceo decade in favore del formato elettronico.Un documento “elettronico” permette una distribuzione immediata ed automatica, un servizio veloce ed efficiente. Una gestione corretta dei documenti porta innumerevoli vantaggi economici.
L’utilizzo di moduli prefincati non è solo costoso (scorta, distribuzione, obsolescenza, stampanti dedicate, ecc) ma nell’era delle moderne tecnologie offre un’immagine “vecchia”.
L’eliminazione dei moduli prefincati giustifica da solo il costo di una soluzione di “stampe grafiche” ma il vantaggio vero è dato dal miglioramento di tutto il ciclo di produzione e distribuzione dei documenti:
- Una sola stampante per tutti i tipi di modulo. Non più stampanti dedicate ad un singolo modulo o continui e difficoltosi cambi di moduli.
- Produzione automatica di singole sezioni di una stampa o di singole copie sulle stampanti di competenza. Ad esempio sarà possibile ottenere da una singola stampa di produzione che riporta le schede di lavorazione da eseguire in ogni reparto, la stampa delle singole schede sulle stampanti relative al reparto interessato. Oppure si potrà stampare una copia del DDT nell’ufficio spedizioni e contestualmente ottenere copie su altre stampanti.
- Personalizzazione dei moduli in modo dinamico. La stessa stampa potrà generare versioni diverse di stampa grafica in base al contenuto della stampa stessa (loghi diversi, modulo in lingua, aree nascoste, ecc.).- Riduzione delle pagine da stampare grazie all’utilizzo della stampa fronte/retro o all’ottimizzazione degli spazi (Prima pagina con dati di testata del documento e successive che utilizzano tale area per i dati di dettaglio, dati del piede stampati solo sull’ultima pagina, ecc.).
- Stampa di copie solo quando necessario. Il contenuto della stampa può determinare la stampa o meno di copie ulteriori.
- Riduzione della carta stampata grazie alla creazione di documenti elettronici (PDF e altro).
- Distribuzione dei documenti elettronici via mail, fax, pubblicazione sul web.
- Archiviazione dei documenti generati ad uso interno o per l’archiviazione fiscale sostitutiva (docPorter).
