La gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva degli stessi non sono solo un obbligo di legge, ma rappresentano un’opportunità per introdurre strumenti utili alle imprese in termini di abbattimento dei costi di approvvigionamento e smaltimento dei materiali di consumo (carta, toner, francobolli, ecc), recupero degli spazi dedicati alla conservazione della carta e semplificazione delle problematiche di prevenzione contro incendi, alluvioni, etc. , riqualificazione delle risorse dedicate all'archivio e alla spedizione dei documenti, riduzione dei tempi di accesso alle informazioni, semplificazione dei processi, aumento della produttività.

Ala Informatica si è preparata per tempo a questi cambiamenti, con una soluzione che non comporta stravolgimenti nelle vostre abitudini lavorative.

Per quanto riguarda il trattamento grafico della fattura emessa dal vostro sistema gestionale, Spool Office provvede ad eseguire automaticamente tutte le operazioni predisposte:

• Intercettazione dello spool

• Segmentazione dello spool per singolo documento

• Elaborazione grafica del documento

• Movimentazione dei documenti, nelle varie modalità:

  • Stampa della copia cliente (invio del documento cartaceo per posta).

  • Invio documenti in formato PDF tramite E-mail (il cliente stampa il documento ricevuto e lo archivia)

  • Invio documenti tramite Fax (il cliente stampa il documento ricevuto e lo archivia)

  • Fattura elettronica: nel caso di accordo scritto con il destinatario per l'emissione della fattura elettronica, Spool Office congela temporaneamente l'invio di tali documenti, continuando ad elaborare i documenti successivi, fino al completamento di tutti i segmenti.

Terminata l'elaborazione della stampa, il processo di fattura elettronica continua con le operazioni di firma elettronica ed apposizione del riferimento temporale su tutti i documenti trattati.

Ricordiamo che il riferimento temporale attesta la data e l'ora di creazione del documento elettronico, mentre la firma elettronica qualificata garantisce la paternità unica di chi ha redatto il documento.

Il processo di elaborazione termina con l'invio automatico delle fatture elettroniche, ai clienti con i quali si è sottoscritto l'accordo di trasmissione delle fatture elettroniche.

La conservazione delle fatture elettroniche deve essere effettuata entro 15 giorni dalla emissione o dal ricevimento

Per quanto riguarda le fatture elettroniche di acquisto, non si deve apporre il numero e la data protocollo sul documento, dovendo garantire la non modificabilità del documento elettronico, mentre lo si deve apporre sulle fatture cartacee ricevute e sottoposte a scansione.