Spool Office trasforma qualsiasi stampa AS/400 o TXT in documenti grafici di alta qualità o in documenti di Office, senza richiedere modifiche ai programmi che le generano, senza cambiare il modo di lavorare degli utenti e su qualsiasi stampante. Grazie agli accessi a qualsiasi database, potete acquisire le informazioni mancanti, per riportarle sui nuovi documenti, oppure per utilizzarle ai fini della distribuzione degli stessi (indirizzi mail, numeri di fax, ecc.).Il processo di elaborazione è completamente automatizzato: le stampe da trattare vengono intercettate in base ai loro attributi (per sistemi IBM iSeries), o prelevate da apposite cartelle (per sistemi Unix, ecc.) e passate ai Robot che eseguono tutte le azioni predisposte nel progetto
Trattamento grafico delle stampe
SpeedPainter - Il trattamento delle stampe viene eseguito su progetti grafici ottenuti tramite un designer semplificato, con il quale si disegnano le griglie, le intestazioni, avendo come sfondo la stampa originale. E' possibile eliminare o spostare aree della stampa originale, modificarne gli attributi (font, colori, ecc.), inserire immagini fisse o dinamiche e stampare barcode. Le costanti del modulo possono essere esposte in lingua diversa, in base a variabili. Si può aggiungere una copertina e/o un retro. Si possono inserire "script" con sintassi "VB" per modulare ulteriormente il risultato finale.
SpoolPainter - Questo metodo di trattamento non si limita alla sovrapposizione di una griglia alla stampa originale, ma utilizza i dati presenti su di essa per generare documenti totalmente rimappati. La stampa può essere completamente reimpaginata per contenere un numero di righe diverse dall’originale. Il layout della stampa grafica viene realizzato utilizzando i vari oggetti disponibili nel designer. La caratteristica principale di SpoolPainter è l'utilizzo del dato non solo per la stampa ma anche per condizionare lo sviluppo del modulo grafico. Sono disponibili centinaia di funzioni logiche, matematiche, di manipolazione delle stringhe e delle date che permettono lo sviluppo dinamico del layout grafico in base al contenuto della stampa originale.
SpoolOffice - Questo metodo di trattamento permette l'estrazione dei dati dalla stampa, come copia totale oppure applicando una regola di estrazione ben definita, per alimentare file di Office (WORD, EXCEL, ACCESS, HTML, CSV e TXT). Nel caso di output su EXCEL qualsiasi “macro” predisposta viene eseguita automaticamente ogni volta che il file è creato: i dati di una statistica di vendita possono, ad esempio, generare una o più tabelle Pivot.
Segmentazione - La stampa originale può essere segmentata, ed eventualmente raggruppata, in base a uno o più campi contenuti nella stessa (per esempio segmentazione per singola fattura o raggruppamento per codice cliente o codice agente).
Assegnazione nome ai file creati - I nomi dei file creati possono essere assegnati dinamicamente utilizzando le informazioni presenti nella stampa.
Spedizione Email/PEC e FTP - I documenti generati possono essere inviati tramite e-mail a singoli destinatari oppure a più destinatari tramite liste di distribuzione.
Spedizione via Fax - Grazie all’integrazione con i più diffusi prodotti fax, l’invio avviene in modo automatico. I prodotti fax attualmente supportati sono: RelayFax, ZetaFax, RightFax, MS fax (compreso in Windows), o qualunque altro programma fax che possa essere alimentato da una E-mail con allegato.
Archiviazione file creati in cartelle dinamiche - I file creati possono essere depositati in cartelle dinamiche, costruendo il percorso anche con le informazioni presenti nella stampa originale. Se la cartella non esiste, può essere creata automaticamente in fase di archiviazione.
Archiviazione documentale
- I file creati dalla elaborazione delle stampe iSeries, TXT oppure i vostri file PDF possono essere archiviati ed indicizzati, in modo automatico, con i dati rilevati dalla stampa o dal file PDF e completati anche con dati prelevati da database.
Fatturazione Elettronica - docPorter e SpoolOffice permettono di inviare e ricevere la fattura elettronica, nel formato previsto secondo le normative vigenti, sia verso la Pubblica Amministrazione che tra privati. Il file XML può essere generato partendo dal vostro spool AS/400 oppure importandolo se già creato. Il software si occupa automaticamente di archviare ed abbinare tra di loro la fattura e le relative notifiche e ricevute. Tutto viene poi conservato digitalmente a norma di legge.
Servizi e Robot - Il processo di elaborazione della stampa è completamente automatizzato. Appositi Robot eseguono, per ogni stampa, le varie azioni predisposte, anche in modalità condizionata. L’amministratore controlla tutti i processi da un'unica console, consultando le stampe in coda o in errore. Qualsiasi anomalia (stampanti fuori linea, permessi, ecc) viene intercettata e segnalata all’operatore: la stampa in errore viene sospesa e l’elaborazione continua con la stampa successiva, in modo da non bloccare mai il flusso delle code. La rielaborazione delle stampe in errore riprende dal punto dell’interruzione, e non dall’inizio.
