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SpoolOffice si compone di tre moduli:
- SpoolOffice
- SpoolPainter
- Robot
SpoolOffice
I risultati delle elaborazioni AS/400 vengono ancora riprodotti in buona percentuale su supporto cartaceo.
Le elaborazioni giornaliere, settimanali, mensili, producono una quantità enorme di carta che gli utenti devono analizzare.
Questo sistema comporta un notevole dispendio di tempo per:
Con Spool Office azzererete questi tempi morti, ottenendo l'alimentazione dei vostri database d'analisi: EXCEL, ACCESS ecc. nel momento in cui viene prodotta la stampa AS/400, senza alcun intervento.
Con Spool Office stabilite un collegamento diretto tra i dati significativi della stampa e gli strumenti di tipo office.
In questo modo cresce il valore delle stampe che assumono un nuovo ruolo di fonte alternativa di dati rielaborabili.
Spool Office è particolarmente orientato all’utente finale: l’interfaccia grafica realizzata rende il prodotto di semplice utilizzo e non comporta quindi tempi di apprendimento.
Abbiamo curato particolarmente questo aspetto per dare agli utenti finali, che conoscono perfettamente i dati delle loro stampe, l’opportunità di trasformarle da statico punto di arrivo in dinamico punto di partenza, condizione essenziale per disporre dei dati
immediatamente e nella forma desiderata.
Spool office presenta un grosso vantaggio rispetto a qualsiasi tool di query che estrae dati da file dell’AS/400. Tali strumenti, infatti, richiedono la conoscenza della struttura dei dati dei files e, se non si dispone di un file appositamente preparato, gli utenti,
nella maggior parte dei casi, non sono in grado di stabilire quali archivi contengono i dati che interessano né le connessioni che li legano.
Poiché con Spool Office l’utente preleva i dati stampati non necessita di conoscenze particolari; inoltre accede a risultati di elaborazioni che potrebbero non essere memorizzate su file.
Qualsiasi stampa, generalmente ridondante per una singola analisi, può diventare un prezioso contenitore di informazioni: una sorta di data warehousing che nasce da quanto avete già in casa, le vostre stampe.
Le stampe dell’AS/400 possono essere convertite in file di output di Word, TXT o HTML con un semplice click del mouse. Il file di Word mantiene l'impaginazione originale della stampa e consente di scegliere la formattazione ottimale tra una serie di opzioni
(rotazione del modulo, ecc).
Questo file può essere editato direttamente da Word e stampato tramite qualsiasi driver di stampa o fax.
Per creare un file di dati strutturato è necessario fornire al prodotto una serie di informazioni perché possa individuare le righe ed i campi significativi della stampa AS/400. Quest’operazione, da eseguirsi una volta sola per ogni stampa, fornirà l’output
desiderato ad ogni richiesta di esecuzione.
SpoolPainter
ll documento è lo strumento più potente dell'azienda per comunicare con i suoi interlocutori.
L'aspetto grafico del documento è molto importante per distinguervi dalla concorrenza.
I nuovi canali di comunicazione il fax e più ancora internet, offrono una trasmissione immediata dei documenti, ma necessitano di grafica se si vuole mantenere una buona immagine.
L'utilizzo sempre più frequente di pacchetti applicativi generalizzati, richiede di svincolare l'aspetto grafico del documento dall'intervento degli specialisti software sia in fase di installazione, che di aggiornamento delle versioni.
Anche dal punto di vista degli sviluppatori, poter eseguire personalizzazioni dei
documenti con uno strumento di grafica, è sicuramente più vantaggioso che gestire le versioni dei programmi personalizzati.
In molti casi non è più sufficiente stampare i documenti in forma testuale, ma occorre integrarli con immagini, disegni, fincature occorre cioè riprodurre documenti grafici.
Il sistema più efficace per risolvere questo problema non è modificare il vostro software, ma integrare le informazioni che prima stampavate, con qualsiasi oggetto grafico.
Spool painter trasforma le stampe dell'AS/400 in documenti grafici di qualità, senza richiedere modifiche ai programmi che generano le stampe ma opera in modo trasparente, rendendo disponibili al designer grafico i dati contenuti nel documento originale.
Non è necessaria alcuna conoscenza di programmazione o del sistema AS/400 per portare le Vostre stampa in grafica, ne vi sono richiesti investimenti hardware.
Spool Office è l'unico software di stampe grafiche dotato di due designer grafici:
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Designer semplificato: con poche operazioni create il layout grafico, disegnando il modulo direttamente sull'immagine della stampa.
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Designer esteso: non si limita alla semplice sovrapposizione di un modulo alla stampa dell’AS/400 ma utilizza i dati presenti per la generazione di nuove stampe.
Dalla stampa AS/400 si possono ottenere una o più copie differenti nel contenuto, come ad esempio la copia interna e la copia esterna (ogni copia può essere riprodotta su una determinata stampante, file Word, file HTML, file PDF, ecc.) ed anche documenti diversi (es. Packing list ed emissione contemporanea di etichette per i colli e lettera di accompagnamento).
La realizzazione di un progetto consiste nel trascinare i campi della stampa nell’area di lavoro, disegnare il modulo, importare immagini ecc.
Il designer grafico permette di progettare il layout componendolo con immagini, fincati, dati della stampa originale, box retinati, barcode, testi RTF, ecc.
La funzione di anteprima consente di verificare i risultati grafici del progetto in corso di avanzamento.
Qualsiasi dato in stampa può assumere le proprietà di default oppure proprietà individuali come font, dimensioni, colori, orientamento.
Qualsiasi oggetto da stampare (costanti, immagini, ecc.) può essere condizionato al contenuto di variabili presenti in stampa o di eventi che si verificano (ad esempio prima pagina e pagine successive).
Sfruttando queste condizioni si possono progettare moduli multilingua, multiazienda o predisporre layout diversi per la prima pagina e per quelle successive, per copie diverse o moduli fronte/retro.
Le immagini da stampare possono essere reperite anche dinamicamente in fase di esecuzione (costruzione del percorso concatenando costanti e/o dati presenti nella stampa).
La funzione Barcode trasforma automaticamente qualsiasi stringa di caratteri in stampa, nel relativo codice a barre selezionato tra i vari formati previsti.
All'interno del designer si possono definire funzioni di calcolo tra i dati presenti in stampa (ad esempio stampare importi in euro se nella stampa sono presenti solo quelli in lire) e manipolare stringhe di caratteri (concatenamenti, parzializzazioni, conversioni maiuscolo-minuscolo, ecc.).
La competitività crescente e la liberalizzazione dei mercati impongono una comunicazione sempre più immediata e personalizzata. Assicuratevi un posto in prima fila.
Robot
Per ottimizzare i tempi di esecuzione si consiglia di indirizzare le stampe da riprodurre graficamente in una apposita coda priva di dispositivo di stampa.
Il robot controlla una o più di queste code per rilevare la presenza delle stampe,
attivandosi ad intervalli di tempo impostabili.
Il robot può risiedere su un server o sul qualsiasi PC utente. Si può installare uno o più robot in funzione delle esigenze. Ad esempio nel caso di un sito remoto, si installa un robot nella rete locale, e un secondo robot nella rete remota.
In questo scenario spool painter garantisce risposte nettamente migliori rispetto ad una elaborazione eseguita totalmente sul sistema, con successivo invio dell'immagine grafica al sito remoto.
Poiché l'elaborazione grafica del documento non viene eseguita sul sistema, ma sul PC i dati trasmessi dal sistema al sito remoto, sono solo le stringhe di informazioni
contenute nella stampa e non l' intera immagine grafica.
Le attività di automazione del processo di stampa sono eseguite dal modulo Robot.
Sono disponibili due versioni di Robot:
Base: presente nella versione Spool Office Base, che provvede a riprodurre automaticamente la stampa grafica su carta, al momento della emissione di quella originale.
Avanzata: presente nella versione Spool Office Professional, che consente i seguenti automatismi:
- Se richiesto la stampa viene segmentata in singoli file.
- Viene generata la stampa grafica su stampante o su file.
- Se richiesto i file creati vengono zippati.
- Il processo continua con l'invio dei file creati via E-mail o Fax.
- I documenti o i fogli elettronici creati, sono archiviati.
La stampa originale viene congelata, spostata di coda o persa dal sistema in funzione di quanto indicato nel progetto.
Spool Robot è un applicazione PC che intercetta le stampe prodotte dall’AS/400 ed esegue le azioni predisposte.
Il robot può risiedere su un server o su qualsiasi PC utente.
Le stampe AS/400 sono intercettate dal Robot attraverso i parametri di identificazione delle stampe stesse: nome del file di stampa, utente, coda di output, nome modulo, dati utente.
Per ogni stampa identificata si definiscono le azioni da eseguire.
Avviando il Robot sul PC, le stampe controllate vengono processate in modo automatico senza necessità di interventi manuali.
Le stampe da trattare devono, naturalmente, trovarsi in una coda di emissione priva di dispositivo di stampa, per evitare che vengano stampate prima di essere intercettate.
Le stampe da trattare possono essere controllate da uno o più Robot a seconda delle esigenze:
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Poiché il Robot tratta una stampa alla volta è consigliabile attivare un Robot per le stampe immediate, ed un secondo Robot per le stampe differite (settimanali o mensili). In tal modo si eviteranno i tempi di attesa nelle stampa di documenti immediati (DDT o altro).
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Se si devono trattare i documenti emessi non solo dagli utenti locali, ma anche da quelli remoti, è consigliabile installare un Robot in ogni sede remota.
In questo scenario Spool Painter garantisce risposte nettamente migliori rispetto ad una elaborazione eseguita totalmente sul sistema, con successivo invio dell'immagine grafica al sito remoto.
Poiché l'elaborazione grafica del documento non viene eseguita sul sistema ma sul PC, i dati trasmessi dal sistema al sito remoto, sono solo le stringhe di informazioni contenute nella stampa e non l' intera immagine grafica.
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