|
Spool Robot automatizza tutti i
processi necessari per la creazione dei file e per la loro
spedizione come allegati di una Email.
Si possono inviare diversi tipi di file, in funzione dei
tipi di progetti e delle azioni codificate:
-
Spool Painter su File
La stampa da inviare è trattata graficamente con il
progetto predisposto con Spool Painter. I formati del file
selezionabili sono: PDF, RTF, MHTML, TIFF multipagina (es.
fatture, ordini,ecc).
-
Spool Office senza regola
La stampa da inviare è copiata, senza applicazione di
elementi grafici, in uno dei seguenti formati: PDF, DOC,
TXT, HTML, RTF, TXT *FCFC, TXT *PRTCTL.
(qualsiasi tabulato AS/400 può essere segmentato per
destinatario e inviato in uno dei formati previsti, senza
necessità di progetti grafici: ad es. situazione delle
provvigioni agli agenti).
-
Spool Office con regola
la stampa da inviare è trattata con una regola di Spool
Office per ottenere uno dei formati: MDB, CSV, XLS, TXT,
DBF, ecc. (es. invio di fogli di Excel da report AS/400).
Nella codifica dell’azione che invia le E-Mail sono
previste una serie di opzioni per trattare in modo completo
la stampa AS/400:
-
Segmentazione della stampa
Se il file di stampa contiene i documenti di più
destinatari è necessario creare un segmento per ogni
destinatario. Ciò si ottiene indicando i dati della stampa
che determinano la segmentazione (ad es. il codice del
cliente, l’agente ecc.).
Per ogni destinatario vengono raggruppati tutti i
documenti ed inviata una singola E-Mail, oppure inviata
una E-Mail per ogni documento.
-
Assegnazione del nome ai file creati
Il nome dei file creati può essere costruito con
costanti e dati contenuti nella stampa (ad es.
Fattura-Rossi-1500.pdf).
-
Reperimento indirizzo Email
Gli indirizzi E-Mail dei destinatari possono essere
reperiti utilizzando tecniche diverse:
-
Indicando le posizioni della stampa, se l’indirizzo
è presente sul documento.
-
Accedendo alle rubriche di Spool Office, tramite
dati presenti sulla
stampa (ad esempio il codice cliente, o agente).
-
Tramite un vostro programma che preleva gli
indirizzi da vostri archivi.
-
Persona e società
Indicando le posizioni della stampa, se i dati sono
presenti sul documento, o indicando valori costanti.
-
Oggetto e testo
Concatenando costanti e dati della stampa per la
costruzione di testi dinamici.
Qualsiasi stampa o parte di essa
(documenti relativi ad uno o più destinatari), può essere
inviata al singolo destinatario, oppure ad un gruppo di
destinatari utilizzando le rubriche di gruppi di indirizzi.
Ad esempio, si può stampare un listino di vendita ed
ottenere l’invio dello stesso a tutti i punti vendita
inseriti all’interno di un gruppo di indirizzi.
Per l’invio delle E-Mail si possono utilizzare i seguenti
metodi:
-
Invio al Client di posta installato sul PC dove è
attivo il Robot.
Si può utilizzare qualsiasi Client compatibile MAPI o
NOTES da vers. 5.0.2 e successive.
In questo caso il robot si connette al client di posta e
gli invia l’Email.
Il programma di posta prende in carico l’Email e provvede
all’invio, in base alla propria configurazione (invio
immediato, differito, ecc.).
-
Invio al server SMTP.
Il Robot prepara tutti dati per la spedizione (file e
dati di spedizione) e li memorizza per il successivo
invio.
L’applicazione emailALAsmtp.exe (che deve essere attiva
sullo stesso PC su cui è installato il robot) provvede
all’invio delle E-Mail al server SMTP di posta in uscita.
Profilo di invio
Quando il Robot invia una E-Mail utilizza l’indirizzo del
mittente configurato nel Client di posta instalato sul PC
dove è attivo il Robot. Ciò può creare il seguente problema:
L’utente che genera le stampe inviate via Email non ha
nessuna traccia della posta inviata, non riceve le eventuali
risposte, nè le segnalazioni di invio con esito negativo, in
quanto tutte queste informazioni sono disponibili nella
posta inviata del Client installato sul PC dove è attivo il
Robot.
Per ovviare a questo inconveniente è possibile fare in
modo che l’Email risulti inviata da uno specifico indirizzo,
nei seguenti casi:
In entrambi i casi, se desiderate
che l'indirizzo del mittente corrisponda all'utente AS/400
che ha generato lo spool, potete attivare tale automatismo
utilizzando una "Rubrica MITTENTI".
Questa rubrica permette di rilevare l'indirizzo Email (o il
profilo Exchange/Outlook) dell'utente AS/400 che ha generato
la stampa.
Server di posta Exchange/Outlook
Se si utilizza questa configurazione occorre definire, sul
PC dove è installato il robot, un profilo per ogni utente
da utilizzare come mittente per l’invio dell’E-mail.
Tale profilo deve essere configurato anche sul server
Exchange e devono essere impostate le dovute
autorizzazioni.
Utilizzo della modalità Server Email SMTP
Se si utilizza questa configurazione è necessario
installare ed eseguire, sul PC dove è installato il robot,
l’applicazione emailALAsmtp.exe (Server E-Mail SMTP dal
menù delle applicazioni).
Questa applicazione può essere avviata
automaticamente, all’avvio del robot.
Il programma emailALAsmtp.exe ha lo scopo di inviare, al
server di posta in uscita SMTP, le Email generate dal
robot.
Il robot genera il file da allegare alle Email e memorizza
i dati di spedizione (indirizzo mittente, destinatario,
oggetto, testo,ecc.) su disco. Il programma
emailALAsmtp.exe, allo scadere del tempo di attesa
impostato, si attiva, legge l’elenco delle Email e
provvede al loro invio al server SMTP.
Il programma emailALAsmtp.exe sostituisce il client di
posta per quanto riguarda l’invio delle e-mail ma non per
il mantenimento della situazione delle e-mail inviate.
Il programma può essere configurato in modo da mandare l’Email,
oltre che al destinatario, anche al mittente.
Sfruttando questo meccanismo, l’utente che ha generato
sull’AS/400 una stampa che ha prodotto l’invio di una
Email, riceverà, nel proprio programma di posta
elettronica, una copia dell’Email inviata, per suo conto,
dal robot.
Le Email risulteranno inviate dall’indirizzo impostato
nell’azione. Il ricevente risponderà a tale indirizzo. Le
notifiche di Email non inviate saranno mandate a tale
indirizzo.
|
