La gestione dei processi di business (BPM) è la chiave per progettare, organizzare ed ottimizzare nel tempo i processi aziendali, riducendo sensibilmente i costi ed accrescendo le performance aziendali.

I Processi aziendali: cuore ed anima di ogni organizzazione

Il fattore che determina il successo di un’azienda rispetto alle sue concorrenti sta nella capacità di arrivare per primi sul mercato con un prodotto nuovo o un servizio innovativo, di soddisfare rapidamente le richieste dei clienti, di impiegare minor tempo nell’esecuzione delle attività di routine, in generale di gestire in modo efficace i processi di business.

Oggi le organizzazioni devono possedere spiccate doti di agilità per adattarsi rapidamente ai cambiamenti imposti dal mercato.

La diffusione della cultura di processo e l’aumento dei documenti in formato digitale aiutano le persone a svolgere il loro lavoro in modo collaborativo e strutturato, concorrendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

I vantaggi che derivano dall’introduzione del Business Workflow sono immediatamente raggiungibili:

  Rispetto delle regole: i processi manuali, spesso non conformi e senza controlli, portano i dipendenti ad applicare regole diverse rispetto a quanto definito dall’azienda, con spreco di tempo o esponendo l’azienda a gravi conseguenze in caso di violazioni delle normative. Il mancato rispetto delle regole comporta inoltre l’impossibilità di individuare una metodologia ottimale e rilevare eventuali errori.

•   Riduzione dei tempi di esecuzione grazie alle funzioni di produttività:

•   Accesso immediato a tutti i documenti coinvolti nel processo.

•   Utilizzo di modelli prestabiliti per la creazione dei documenti.

•   Invii automatici di mail/fax/messaggi interni.

•   Notifica automatica delle attività da eseguire.

•   Ottimizzazione delle performance aziendali: grazie alle informazioni raccolte automaticamente all’avanzamento delle attività dei singoli processi è possibile individuare i colli di bottiglia e i punti critici del processo.

•   Trasferimento della conoscenza aziendale dalle persone al sistema. 

•   Tracciabilità di ogni operazione con conseguente responsabilizzazione degli esecutori e protezione delle informazioni.

Workflow Model

Con il “Workflow Model” create rapidamente i modelli dei flussi di lavoro della vostra organizzazione, integrando armonicamente documenti, sistemi e persone.

Il designer grafico, di facile utilizzo, vi consente di rappresentare le attività del Workflow mediante simboli grafici, impostando percorsi alternativi in base a condizioni logiche, stabilendo i collegamenti ai documenti in gioco e le operazioni che gli esecutori saranno chiamati ad eseguire ( modifiche di contenuti, approvazioni, apposizione di firma digitale ecc). Potete gestire le eccezioni che si presentano a runtime, rispetto al modello del flusso di lavoro progettato. Potete inoltre apportare tutti gli adattamenti e le ottimizzazioni ai modelli creati adattandoli alle mutevoli esigenze della vostra organizzazione.

Nei modelli vengono gestiti:

•   Le attività: semplici, alternative o condizionate, cicliche, parallele, gestite tramite sottoprocessi.

•   Gli attori: Utenti, Gruppi di utenti, Mansioni, Organigramma.

•   I coordinatori: ove necessario, assegnano agli esecutori le attività da eseguire. In alternativa è prevista l’assegnazione automatica o la prenotazione degli utenti appartenenti alla mansione specificata nell’attività.

•   I documenti: archiviati o da archiviare coinvolti nel processo.

•   I tempi di esecuzione dell’attività.

•   Gli automatismi.

•   Le azioni di controllo, da attivare allo scadere del tempo di esecuzione del task.

Workflow engine

Il “Workflow Engine” esegue le transazioni dei modelli di processo predisposti tramite il “Workflow Model”: avvisa (tramite e-mail o messaggi interni) gli esecutori della mansione che hanno del nuovo lavoro da svolgere all’approssimarsi del task.

Tramite la “Work list” gli attori visualizzano l’elenco delle attività da svolgere per prenotarne l’esecuzione e/o per eseguirne la lavorazione.
Un potente wizard supporta l’esecuzione delle attività, guidando l’accesso ai dati, ai documenti e alle applicazioni secondo quanto stabilito nel modello del processo.

Le attività da eseguire rimangono nella “Work list” fino al loro completamento, protette da perdite o cancellazioni.

Le azioni di controllo permettono di eseguire automaticamente una o più correzioni, se l’attività non viene completata entro il tempo stabilito: segnalazione al responsabile del servizio, rilascio dell’azione per la prenotazione da parte di un altro utente, avanzamento automaticamente al task successivo, ecc.

Funzioni specifiche permettono ai responsabili di verificare ed eventualmente bilanciare le assegnazioni tra gli utenti della mansione.
In qualsiasi momento si può monitorare lo stato di avanzamento dei processi attivi e consultare quelli terminati, verificando il corretto funzionamento del modello adottato sulla base delle valutazioni di efficienza.

Più agilità, più efficienza, più controllo, con docPorter BPM.