Organizzazione dei documenti

I documenti archiviati possono essere organizzati in fascicoli logici per garantire una migliore aggregazione delle informazioni e in associazioni per collegare  tra loro documenti correlati (Ordini-DDT-Fatture, ecc).

Fascicoli
I documenti archiviati possono essere inseriti in uno o più fascicoli logici. Naturalmente il documento non viene mai duplicato, ma viene solo creato un legame per raggruppare i documenti nei vari contenitori virtuali.
I documenti possono essere inseriti nei fascicoli in modalità manuale o in modalità automatica.
La fascicolazione automatica provvede a creare (se non esistono) i fascicoli logici e a collegarvi automaticamente il documento, al momento dell'archiviazione dello stesso.
Si può accedere al fascicolo selezionandolo dall'elenco oppure richiedendone l'apertura da un qualsiasi documento contenuto.
La sezione dei Preferiti elenca i fascicoli di consultazione più frequente, che l'utente porta in evidenza per un accesso rapido, selezionandoli dall'elenco.
Gli utenti non visualizzano tutti i documenti contenuti nel fascicolo, ma solo i tipi di documento a cui sono autorizzati.

Associazioni
Le associazioni o legami dei documenti rivestono un ruolo fondamentale nella navigazione delle informazioni. Associando per esempio, la fattura di vendita ai relativi documenti di trasporto, si ottiene un collegamento diretto tra l’insieme di questi documenti:

L’utilizzo di questa funzione consente quindi di evitare le ricerche multiple dei documenti correlati, analizzando un evento aziendale, per esempio la vendita al cliente.
Come si può notare la sezione dell'elenco dei documenti è identica alla finestra dei documenti e dei fascicoli.
Per uno stesso documento si possono creare più associazioni distinte con altri documenti.
Se un documento  possiede delle associazioni, l’opzione Associazioni del menu Azioni, risulta evidenziata dallo sfondo colorato.