Il Documento

Organizzazione delle informazioni del documento archiviato

Ogni documento archiviato, è accompagnato da una serie di informazioni aggiuntive, organizzate all'interno di un menu.
Dal menu delle Azioni documento, accedete a tutte le informazioni del documento selezionato, indifferentemente dal tipo di finestra che lo elenca:

• Finestra Documenti: elenco dei documenti risultanti dalla ricerca

• Finestra Fascicoli: elenco dei documenti contenuti in un fascicolo logico.

• Finestra Associazioni: elenco dei documenti correlati (p.e. Ordini-DDT-Fatture)

Per ciascun documento elencato, vengono controllati i permessi concessi all’utente, relativi alle singole opzioni del menu Azioni documento.
Selezionando un documento della griglia, il menu si trasforma dinamicamente, oscurando le azioni o gli attributi del documento inibiti all’utente.

Cliccando su un documento dell'elenco,le opzioni attive del menu Azioni Documento, si presentano con uno sfondo colorato. Per esempio se il documento contiene note, allegati, se ha subito revisioni, se è contenuto in fascicoli, se è associato ad altri documenti, ecc. le corrispondenti opzioni del menu, sono evidenziate dallo sfondo colorato. Questo sistema agevola notevolmente consultazione delle informazioni, portandole in primo piano.
Selezionando un documento dell’elenco, gli utenti autorizzati possono eseguire le funzioni:

Modifica.
Il documento può essere modificato tramite: importazione da file system, scansione o editazione e la modifica può essere applicata in sostituzione o in revisione del documento originale.
Nei primi due casi la modifica è immediata, mentre l'editazione può richiedere ore se non giorni di lavoro. Durante questo periodo, la funzionalità di Check in/Check out garantisce la modifica del documento in modo esclusivo, solo all'utente che ne ha fatto richiesta.

Visualizza.
Il documento è aperto in visualizzazione.

Proprietà.
Viene attivata la finestra per la consultazione o la modifica dei dati di indicizzazione del documento.

Note.
Viene aperta la finestra che elenca le Note inserite sul documento, per la  consultazione o la gestione.

Allegati.
Con allegato, si intende qualsiasi tipo di documento, proveniente da File system o da Scanner, strettamente collegato ad un documento principale.
La funzione degli allegati è quella di estendere le informazioni del documento principale, tramite altri documenti.
Per esempio in una nota di rimborso spese gli scontrini sono allegati alla richiesta di rimborso, lo stesso vale per il foglio di Excel utilizzato per redigere un preventivo.

Revisioni.
La revisione consente di mantenere una traccia storica delle varie versioni del documento.
Nella finestra documenti, viene presentata sempre l'ultima versione del documento, con indicazione del numero di revisione.
Al momento del rilascio della revisione la versione aggiornata del documento sostituisce la precedente nella finestra dei documenti.
La versione precedente, è consultabile dalla finestra delle Revisioni. L'opzione del menu Azioni documenti presenta l'opzione Revisioni, evidenziata dallo sfondo colorato, a rappresentare che il documento ha subito modifiche.
Con la funzione delle revisioni mantenete la traccia delle varie versioni del documento avvenute nel tempo.
 

Processi.
Potete visualizzare la storia dei processi subiti dal documento e nel caso dei processi in corso lo stato di avanzamento degli stessi. Viceversa dalla consultazione dei processi potete risalire ai documenti trattati da ognuno di essi.

Firma digitale.
Potete utilizzare la firma digitale, integrata in docPorter, sia per la Conservazione Sostitutiva, che per firmare documenti a fini approvativi all'interno dei processi.

Fascicoli.
Compare la finestra che elenca i fascicoli in cui è contenuto il documento.

Associazioni.
Compare la finestra che elenca i documenti correlati.

Movimentazione.
Per ogni documento archiviato viene tenuta traccia della movimentazione in entrata ed in uscita tramite posta interna,
E-mail, Fax.

Log.
Viene attivata la finestra del Log del documento, in cui è riportata la storia del documento, dalla sua acquisizione, con il dettaglio di “chi ha fatto cosa.”