Gli utenti che operano quotidianamente con le informazioni, si trovano a dover gestire una massa di dati non strutturati in continua crescita: testi, immagini, fax, e-mail, ecc. assumono un ruolo fondamentale nel completamento del sistema informativo aziendale, integrando i dati strutturati contenuti nei Database ed alimentati dalle applicazioni gestionali.
 
DocPorter si propone come soluzione per gestire i dati non strutturati in connessione con i dati strutturati dell'azienda, semplificando il più possibile le modalità operative degli utenti, nelle attività di consultazione o acquisizione dei documenti. Gli utenti ricercano ed archiviano i documenti direttamente dal loro ambiente di lavoro, visualizzando il documento e qualsiasi altra informazione correlata o acquisendo i dati di indicizzazione del documento direttamente da quelli immessi nell'applicazione gestionale.

Con docPorter archiviate qualsiasi tipo di documento (file), proveniente da qualsiasi fonte, in modo rapido, semplice ed intuitivo.
I sistemi di archiviazione: manuale, semiautomatico e automatico o di massa, abbinati alle varie fonti di provenienza dei documenti (file system, scanner, e-mail, ecc), vi consentono di raggiungere il massimo grado di flessibilità e di efficienza nell'archiviazione dei documenti.

  L'interfaccia utente è stata pensata per aiutare da subito le persone a svolgere il loro lavoro. Il taglio decisamente simile alle applicazioni di uso quotidiano, riduce drasticamente i tempi di apprendimento.
Con la funzione "preferiti", presente sulle interfacce principali dell'applicazione (ricerca documenti, acquisizione documenti, fascicoli, ecc.) gli utenti registrano i dati di filtro delle ricerche più frequenti, i dati di indicizzazione dei tipi documenti più acquisiti, portano in evidenza i fascicoli più consultati, ecc. sostituendo l'inserimento dei dati con la selezione della voce dei preferiti desiderata.
La possibilità di organizzare i documenti archiviati in fascicoli, di creare associazioni tra documenti correlati e di gestire gli allegati dei documenti, rende immediatamente disponibili le informazioni desiderate e consente la piena navigazione dei documenti.
La condivisione delle informazioni è immediata: grazie ad un sistema di messaggistica interna, gli utenti si scambiano informazioni e ricevono automaticamente la notifica dell'avvenuta acquisizione dei tipi di documenti interessati.
L'accesso alle informazioni è protetto da un sistema di sicurezza altamente granulare, inoltre qualsiasi operazione eseguita sul documento, è registrata in un file di log.

Grazie all'ampia configurabilità, docPorter si integra pienamente in qualsiasi realtà organizzativa, si possono definire tutti i campi specifici di indicizzazione e ricerca necessari alla gestione del proprio business.

Con la progettazione dei processi aziendali in ambiente grafico, si definiscono i documenti coinvolti, gli eventi che ne innescano l'esecuzione, le funzioni di collaborazione, gli attori interessati e l'integrazione con i sistemi esterni, realizzando un sistema di piena gestione documentale collaborativa.

La firma digitale e la conservazione sostitutiva a norma di legge, completa la suite di docPorter.