La de materializzazione dei documenti, cioè la sostituzione del documento cartaceo ( fiscalmente rilevante o meno) con il documento elettronico ,è oggi facilmente realizzabile grazie al quadro normativo completo ed alle tecnologie disponibili.

Questa innovazione rappresenta un cambiamento importante per l'azienda che, oltre a recuperare i tempi di archiviazione e di accesso ai documenti fisici, acquista velocità, efficienza ed agilità nell’esecuzione dei processi aziendali, grazie all'accesso rapido e centralizzato ai documenti.

La conservazione sostitutiva dei documenti presenta notevoli vantaggi rispetto al sistema cartaceo: pensiamo ad esempio alle fatture che devono essere conservate per dieci anni, un numero limitato di CD o DVD sostituiscono milioni di pagine di carta.

Ma i benefici vanno oltre:

• Recupero degli spazi dedicati alla conservazione della carta e semplificazione delle problematiche di prevenzione contro incendi, alluvioni, etc.

• Abbattimento dei costi di approvvigionamento e smaltimento del materiale di consumo (carta, cartucce, toner, etc.)

• Recupero delle risorse dedicate all’archiviazione fisica dei documenti.

• Riduzione dei costi di accesso ai documenti: ricerche veloci, apertura dei documenti dai programmi gestionali ed infine documenti sempre “al loro posto”.

• Protezione dell’ambiente: il risparmio di carta aiuta l’ambiente e migliora il tuo business.

I documenti archiviati in docPorter ed interessati al processo di archiviazione sostitutiva vengono estratti, controllati, organizzati in lotti, sottoposti alla firma digitale ed alla marcatura temporale, in base ad una serie di regole impostate in fase di impianto.

docPorter possiede la funzionalità di firma digitale a norma di legge per firmare (tramite Smart Card) documenti e supporti per la conservazione sostitutiva.

L’applicazione di firma può essere utilizzata anche nei processi di iter documentale approvativo.

La conservazione sostitutiva può essere applicata ai documenti prodotti dalle varie aree aziendali: 

•   Amministrazione: Fatture attive, Fatture passive, Libro giornale, Libri IVA, Libro Inventari, Libro dei beni ammortizzabili, Mastrini contabili, Registro compensi a terzi, etc.

•   Personale: Cedolini, Rilevazione presenze, Libri Paga, Libri matricola, Cud, etc.

•   Magazzini: Documenti di trasporto, giornali di magazzino, etc.

Servizi di organizzazione e consulenza

La nostra soluzione software può essere completata da una serie di servizi di consulenza legale, sia in avviamento che in mantenimento, a norma delle procedure, aiutando il vostro Responsabile della conservazione sostitutiva a rispettare tutti gli adempimenti di legge, quali:

•   Redazione del Manuale del Responsabile della Conservazione sostitutiva.

•   Stesura delle scritture di nomina del Responsabile della Conservazione e dei suoi eventuali sostituti e delegati.

•   Fornitura dei moduli (comunicazioni preventiva e consuntiva) per l'assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici.