Archiviazione

Con docPorter gestite qualsiasi tipo di documento, di diverso formato, con sistemi di archiviazione sia manuali che automatici. Esempi di sistemi automatici sono la gestione degli spool di stampa, anche in formato PDF, la scansione batch con lettura integrata dei codici a barre.

Archiviazione dei documenti del ciclo attivo (Automatica)

Con docPorter l'archiviazione dei vostri documenti, prodotti dal ciclo attivo: Conferme ordine, DDT, Fatture, Estratti conto, ecc vengono archiviati ed indicizzati automaticamente senza richiedere interventi manuali.
Questa attività completamente automatica:

• Rende immediatamente disponibili i documenti prodotti a tutti gli utenti abilitati alla loro consultazione.
• Associa i documenti correlati (Ordini-DDT-Fatture, ecc.) potenziando notevolmente la navigazione delle informazioni.

DocPorter è in grado di trattare sia i documenti generati  in formato stampabile che in formato PDF.

Documenti generati in formato stampabile
I documenti prodotti in formato stampabile dalla vostra applicazione, possono essere intercettati dal Spool Office e trattati graficamente, prima dell'emissione sulle stampanti. In questo modo ottenete diversi benefici: create e gestite i vostri modelli grafici, inviate automaticamente i vostri documenti via Fax e/o E-mail e li archiviate.
Con il collegamento a Spool Office, archiviate i documenti ed alimentate gli indici di ricerca, in modo automatico, nel momento in cui tali documenti sono prodotti.
I documenti inviati via FAx e/o E-mail, da Spool Office, mantengono in docPorter la tracciatura della movimentazione subita.

Documenti generati in formato PDF
Se la vostra applicazione genera documenti in formato PDF o se li ricevete da terzi in tale formato (cedolini, dichiarativi, ecc) potete utilizzare il modulo PDF Recognition di docPorter, per ottenerne l'archiviazione e l'indicizzazione automatica.
I dati di indicizzazione dei documenti, vengono rilevati automaticamente dagli stessi.
Se il file PDF contiene al suo interno più documenti, potete richiedere che venga segmentato ed archiviato per singolo documento (p.e. i cedolini di tutti i dipendenti).
Questa semplice attività di mappatura, da eseguire una volta sola per ogni tipo di documento da archiviare, automatizza tutto il processo di archiviazione dei documenti interessati.

Archiviazione dei documenti del ciclo passivo (Semi automatica)

Anche nell'archiviazione dei documenti del ciclo passivo, i dati di indicizzazione possono essere alimentati automaticamente da doc Porter, operando sull'interfaccia di collegamento, che provvede ad indicizzare il documento con i dati immessi nel gestionale.
Per acquisire l'immagine del documento, potete utilizzare uno dei due metodi, che vengono attivati al momento della registrazione dati nel gestionale:

• Scansione immediata
  Viene aperta automaticamente la finestra per eseguire la scansione del documento, tramite lo scanner da tavolo collegato.
  In questa fase potete:
  • accedere automaticamente ai dati di indice del documento per un'eventuale integrazione di dati, non presenti nel gestionale.
  • eseguire ulteriori scansioni di documenti che verranno trattati come allegati al documento appena acquisito.
     
• Scansione differita
  Viene stampata un'etichetta, contenente il barcode del documento, da apporre sulla prima pagina dello stesso.
  Con l'attività di scansione massiva, eseguita successivamente, acquisirete l'immagine dei documenti.
  Tali immagini verranno collegate automaticamente agli indici corrispondenti, grazie al riconoscimento del barcode apposto sul documento.
  Naturalmente potete esporre sull'etichetta anche altri dati: per esempio il tipo documento, il numero e la data di protocollo IVA.
  

Archiviazione manuale dei documenti
I documenti da archiviare manualmente possono provenire da diverse fonti: File system, Scanner, Posta elettronica, Fax, ecc.

I preferiti
Per i documenti da archiviare manualmente, abbiamo ridotto i tempi di indicizzazione introducendo l'utilizzo dei "Preferiti". Con questo sistema, potete salvare i dati di indicizzazione delle tipologie di documenti di più frequente archiviazione e selezionarli successivamente, per impostare i dati della finestra di indicizzazione.

 
Il bottone Proprietà ultimo, ripropone i dati dell'ultimo documento acquisito.
Il concetto dei Preferiti è inserito in diversi punti dell'applicazione, naturalmente con effetti diversi, per evitare digitazioni inutili nelle attività ricorrenti. Per esempio nella finestra della ricerca documenti, gli utenti possono salvare nei preferiti delle ricerche, i parametri delle ricerche di uso più frequente, evitando così la compilazione ad ogni richiesta. Anche nella finestra dei fascicoli gli utenti potranno mantenere in evidenza, nella sezione dei preferiti, i fascicoli di frequente consultazione.

Le cartelle di pre archiviazione
Le cartelle di pre archiviazione offrono un sistema veramente rapido per archiviare file. E' sufficiente creare una struttura di sottocartelle (locali o di rete), all’interno delle quali, successivamente trascinate o salvate i file desiderati, rimandando ad un secondo momento l’indicizzazione di tali documenti. Associando ad ogni sottocartella un profilo di indicizzazione, rendete più rapida, se non automatica la fase di indicizzazione.
Per esempio potete trascinare i messaggi di posta elettronica e/o gli allegati desiderati (se l'applicazione di posta o fax prevede il drag and drop) oppure salvarli in tali cartelle, per ottenerne la pre archiviazione. In tal modo prima selezionate i messaggi interessanti e poi li archiviate. Lo stesso vale per esempio per l’acquisizione di fax in ingresso o file da file system.

Creazione ed archiviazione dei documenti di Office
La maggior parte delle aziende, produce con gli strumenti di Office una grossa mole di documenti, in molti casi è addirittura la totalità dei documenti, ad esclusione di quelli generati tramite le applicazioni gestionali.

DocPorter offre notevoli vantaggi, rispetto alla gestione tradizionale:

• Standardizzazione del documento: per ogni tipo di documento progettate un modello unico centralizzato, a disposizione di tutti gli utenti per l'utilizzo.
   
• I documenti generati sono unici, immediatamente accessibili agli utenti abilitati e ricercabili per le diverse chiavi di indicizzazione predisposte. Nella gestione tradizionale, proliferano le copie dello stesso documento, anche in versioni diverse a scapito dell’unicità del documento stesso. Un altro punto dolente è la ricerca di un documento: si perde molto tempo a cercarlo nelle varie cartelle, anche perché gli eventuali standard di archiviazione definiti, non sempre sono osservati da tutti.
   
• Risparmio di tempo: con docPorter, i dati inseriti per la indicizzazione del documento, alimentano i campi corrispondenti dello stesso in fase di editazione. In unica attività si realizzano due obiettivi: creare il documento ed archiviarlo automaticamente.