NORMATIVE
La conservazione sostitutiva, regolamentata dal DM del 23 Gennaio 2004, si applica ai documenti rilevanti ai fini fiscali:
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali
- scritture ausiliarie di magazzino
- registro dei beni ammortizzabili
- bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa
- documenti che per legge devono essere allegati al bilancio d’esercizio: relazione sulla gestione, relazione dei sindaci, relazione dei revisori contabili
- libri sociali: libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze, ecc.
- registri prescritti ai fini dell’Iva, quali ad esempio: il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse, ecc
- dichiarazioni fiscali (UNICO, IVA,ecc.)
- modulistica inerente i pagamenti (ad esempio i modelli F24 e F23)
- fatture e documenti simili
- documenti di trasporto
I documenti non rilevanti ai fini fiscali quali:
- conferme ordine di vendita
- contratti
- estratti conto
- ecc.
Le regole del decreto non si applicano invece ai documenti del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo, per i quali rimangono valide le regole di conservazione cartacea:
- documenti relativi al settore delle accise
- documenti relativi al settore dei consumo
Non possono essere emessi in forma informatica né le ricevute fiscali, per le quali devono essere utilizzati gli appositi moduli prodotti dalle tipografie autorizzate, né gli scontrini fiscali (emessi tramite gli appositi registratori di cassa).
Il processo di conservazione sostitutiva è preceduto dalla fase di archiviazione elettronica dei documenti informatici. Questa fase è attuata mediante una procedura libera e non soggetta a particolari norme operative, tipiche invece del processo di conservazione.
La procedura di conservazione delle fatture emesse o ricevute e degli altri documenti, si articola nelle seguenti fasi:
Archiviazione
L’Agenzia delle entrate ha precisato che i documenti devono essere emessi come documenti statici e non modificabili. A tal fine non devono contenere macroistruzioni o codici eseguibili. Il documento informatico può essere generato in due modalità
- attraverso il processo di scansione del documento cartaceo, con la conversione del documento da analogico a digitale tramite acquisizione e memorizzazione della sua immagine. E questo il caso delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori.
- generando direttamente, attraverso strumenti informatici, il documento informatico vero e proprio. E questo il caso delle fatture di vendita e degli altri documenti emessi dai sistemi gestionali-contabili.
L’apposizione della firma elettronica qualificata al documento informatico, da parte dell’emittente, garantisce l’integrità e l’autenticità del documento stesso.
L’attestazione della data di formazione del documento informatico è invece garantita dall’apposizione del riferimento temporale.
Con il processo di archiviazione si memorizza il documento e lo si classifica in modo da consentirne l’accesso in modo facile per chiavi di ricerca.
Per le fatture attive e passive, la normativa prevede che la ricerca dei documenti avvenga tramite le chiavi di ricerca:
- nome
- ragione sociale
- codice fiscale
- partita iva
- data e numero documento
- associazioni logiche.
Memorizzazione
La Memorizzazione consiste nella trasposizione del documento informatico su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione.
Il documento può essere memorizzato su qualsiasi supporto, a condizione che sia garantita la leggibilità nel tempo ed assicurato l'ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta.
In altre parole, le fatture devono essere memorizzate senza buchi o doppioni di protocollo IVA.
Sottoscrizione elettronica e Marca temporale
Il processo di conservazione ha lo scopo di rendere i documenti non deteriorabili per il periodo di tempo durante il quale la conservazione è obbligatoria, secondo quanto stabilito dalle norme tributarie e civilistiche.
Il processo di conservazione sostitutiva estrae i documenti da conservare, ne verifica la validità e si conclude con l'apposizione della firma digitale, da parte del responsabile del procedimento,e della marca temporale, sul cosiddetto "file di chiusura, contenente l'impronta dei documenti informatici estratti.
La marca temporale viene fornita da un ente certificatore terzo accreditato e permette di apporre al file di chiusura firmato, la "data certa" di conclusione del processo.
Il processo di conservazione deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e con cadenza almeno annuale per tutti gli altri documenti.
Il contribuente deve conservare il documento cartaceo, fino alla conclusione del processo di conservazione.
