La dematerializzazione dei documenti, cioè la sostituzione del documento cartaceo con il documento informatico sottoscritto con la firma digitale e il riferimento o la marca temporale, è oggi facilmente realizzabile grazie al quadro normativo completo ed alle tecnologie disponibili.
Questa innovazione rappresenta un cambiamento importante per l'azienda che, oltre a recuperare i tempi di archiviazione e di accesso ai documenti fisici, acquista velocità, efficienza ed agilità nella esecuzione dei processi aziendali, grazie all'accesso rapido e centralizzato ai documenti.
La conservazione sostitutiva dei documenti presenta notevoli vantaggi rispetto al sistema cartaceo. Pensiamo ad esempio alle fatture che devono essere conservate per dieci anni: un numero limitato di CD o DVD sostituisce milioni di pagine di carta.
Ma i benefici vanno oltre:
- Recupero degli spazi dedicati alla conservazione della carta e semplificazione delle problematiche di prevenzione contro incendi, alluvioni, ecc.
- Riduzione dei costi di approvvigionamento e smaltimento del materiale di consumo (carta, cartucce, toner, ecc.)
- Recupero delle risorse dedicate all’archiviazione fisica dei documenti.
- Abbattimento dei costi di accesso ai documenti: ricerche veloci, apertura dei documenti dai programmi gestionali ed infine documenti sempre “al loro posto”.
- Protezione dell’ambiente: il risparmio di carta aiuta l’ambiente e migliora il tuo business.
… allora perché conservare la carta se possiamo farne a meno?
I documenti archiviati in docPorter ed interessati al processo di archiviazione sostitutiva vengono estratti, controllati, organizzati in lotti, sottoposti alla firma digitale ed alla marcatura temporale in base alle regole impostate in fase di impianto.
La conservazione sostitutiva può essere applicata ai documenti prodotti dalle varie aree aziendali:
- Amministrazione: Fatture attive, Fatture passive, Libro giornale, Libri IVA, Libro Inventari, Libro dei beni ammortizzabili, Mastrini contabili, Registro compensi a terzi, ecc.
- Personale: Cedolini, Libro unico del lavoro, CUD, Fascicolo del dipendente, ecc.
- Magazzini: Documenti di trasporto, giornali di magazzino, ecc.
