Il fattore che determina il successo di un’azienda rispetto alle sue concorrenti sta nella capacità di arrivare per primi sul mercato con un prodotto nuovo o un servizio innovativo, di soddisfare rapidamente le richieste dei clienti, di impiegare minor tempo nell’esecuzione delle attività di routine, in generale di gestire in modo efficace i processi di business.
Oggi le organizzazioni devono possedere spiccate doti di agilità per adattarsi rapidamente ai cambiamenti imposti dal mercato.
La gestione dei processi di business (Business Process Management) è la chiave per progettare, organizzare ed ottimizzare nel tempo i processi aziendali, riducendo sensibilmente i costi ed accrescendo le performance aziendali.
La diffusione della cultura di processo e l’aumento dei documenti in formato digitale aiutano le persone a svolgere il loro lavoro in modo collaborativo e strutturato, concorrendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
I vantaggi che derivano dall’introduzione del Workflow Documentale sono immediatamente raggiungibili:
- Rispetto delle regole: i processi manuali, spesso non conformi e senza controlli, portano i dipendenti ad applicare regole diverse rispetto a quanto definito dall’azienda, con spreco di tempo o esponendo l’azienda a gravi conseguenze in caso di violazioni delle normative. Il mancato rispetto delle regole comporta inoltre l’impossibilità di individuare una metodologia ottimale e rilevare eventuali errori.
- Riduzione dei tempi di esecuzione grazie alle funzioni di produttività:
- Accesso immediato a tutti i documenti coinvolti nel processo.
- Utilizzo di modelli prestabiliti per la creazione dei documenti interni.
- Invii automatici di mail/fax/messaggi interni.
- Notifica immediata agli esecutori delle attività da eseguire.
- Ottimizzazione delle performance aziendali: grazie alle informazioni raccolte automaticamente all’avanzamento delle attività dei singoli processi è possibile individuare i colli di bottiglia e i punti critici.
- Trasferimento della conoscenza aziendale dalle persone al sistema.
- Tracciabilità delle operazioni con conseguente responsabilizzazione degli esecutori e protezione delle informazioni.
